W Polsce, podobnie jak w większości państw, obrót pomiędzy firmami dokumentuje się przy pomocy faktur. Ponadto obowiązkiem każdego przedsiębiorcy wynikającym z prawa podatkowego jest ewidencjonowanie przychodów w celu ich opodatkowania na podstawie wystawionych faktur, rachunków lub utrwalonych przy pomocy urządzeń elektronicznych, takich jak kasy lub drukarki fiskalne. Współcześnie ręczne wystawianie faktur odeszło do lamusa, a arkusz kalkulacyjny z powrotem gra bardziej analityczną rolę. Powszechną praktyką stało się wykorzystywanie zaawansowanych systemów służących do zarządzania sprzedażą, których jedną z funkcji jest oprogramowanie do fakturowania. W artykule przeczytasz, w jakie funkcje powinien być wyposażony dobry program do faktur, a także czy tradycyjne oprogramowanie jest w stanie sprostać wymogom stawianym przez Ministerstwo Finansów. Dowiesz się również, co wpływa na intuicyjność systemu i bezpieczeństwo przechowywanych w nim danych.
Wygodny program do faktur? – Tylko w chmurze!
Co to znaczy „wygodny”? Według tworzących się na rynku standardów wygodny znaczy zawsze dostępny, pod ręką, mobilny, a także zintegrowany z bazami przedsiębiorców w GUS lub CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) oraz aktualizowany w tle przez administratorów, tak by zachować zgodność z obowiązującym prawem podatkowym. Ponadto wykorzystujący w pełni technologie internetowe, umożliwiający generowanie ustrukturyzowanych plików faktur elektronicznych i przesyłanie ich drogą rządowych platform PEF lub zwykłą pocztą elektroniczną.
Mimo że brzmi to bardzo skomplikowanie, znaczy jednak tyle, że system powinien umożliwiać wystawienie faktury w każdym miejscu i o każdej porze, a także działać zawsze na aktualnych danych kontrahenta i umożliwiać natychmiastowe przesyłanie faktur do klienta, by na końcu kliknięciem mógł on wygodnie uregulować swoje zobowiązanie.
Automatyczne wystawianie faktur? – To możliwe!
W zależności od wielkości firmy przedsiębiorcy mogą wystawiać od kilku do nawet kilkudziesięciu faktur każdego dnia. O pomyłkę, zwłaszcza przy dużej liczbie dokumentów, nietrudno. Dlatego nowoczesny program do fakturowania powinien poza wcześniej opisanymi funkcjami być również zintegrowany:
- w usługach:
- z systemem CRM ((ang.) customer relationship management),
- z systemem rejestracji wykonanych usług, zleceń bądź zadań,
- w handlu:
- z systemem do zarządzania gospodarką magazynową,
- z platformami e-commerce i marketplace’ami,
- zawsze:
- z drukarkami fiskalnymi online,
- z rządową białą listą podatników VAT,
- z bazami dłużników BIG.
Opisane integracje i mechanizmy pozwalają na użycie w oprogramowaniu funkcji do automatycznego generowania faktury, jej wysyłki do klienta i raportowania jej plikiem JPK_FA do Ministerstwa Finansów jednocześnie.
Spraw, by klienci zawsze płacili na czas!
Jedną z powszechnych bolączek przedsiębiorców jest nieterminowe regulowanie zobowiązań przez kontrahentów. Na taki stan rzeczy wpływa wiele czynników. Od prozaicznych, jak brak dostępu do konta firmowego w danej chwili, poprzez brak funduszy na koncie klienta, aż po zwykłą nieuczciwość partnera biznesowego.
Platformy do fakturowania, zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami rozwiązują wszystkie tego typu problemy prostymi funkcjami systemu, takimi jak:
- integracja z BIG – ogranicza problem nieuczciwych klientów,
- integracja z e-bankowością – pozwala na łatwe opłacenie faktury z linku,
- integracja z systemami faktoringowymi – pozwala sfinansować fakturę dla klienta.
Dobry system ma również możliwość wysłania drogą e-mail lub SMS powiadomień o braku płatności, monitów i wezwań, łącznie z wygenerowaniem dokumentacji windykacyjnej.
System do fakturowania w praktyce
Przykładem oprogramowania, które posiada wszystkie wymienione funkcje, jest system wFirma.pl. Wystawianie faktur jest proste, a większość zaawansowanych funkcji działa w tle, tak że nie zakłóca to i nie komplikuje samego procesu fakturowania.
Platforma posiada dwa zamienne interfejsy. Pierwszy, bardziej rozbudowany, służy do pracy przy użyciu komputerów stacjonarnych. Drugi, dostępny pod adresem mojo.pl, jest mobilnym interfejsem dedykowanym na urządzenia typu tablet lub smartfon.
Obsługa sprzedaży odbywa się z poziomu zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. Wszystkie podstawowe dane uzupełnia się w jednym oknie. Ponadto dane nabywcy można pobrać bezpośrednio z GUS bez konieczności wypełniania ich ręcznie.
Niewątpliwym udogodnieniem jest możliwość wystawiania faktur zamiennie netto – brutto lub brutto – netto. Ponadto umożliwia:
- wystawianie faktur we wszystkich walutach z tabeli NBP według aktualnego kursu,
- automatyczne tłumaczenie wystawionych faktur na 8 języków,
- wybór jednego z wielu szablonów faktur, w tym wczytanie własnego szablonu z logo firmy,
- powielanie wystawionych faktur,
- automatyczne i cykliczne wystawianie faktur według własnych kryteriów.
System ponadto pozwala generować faktury w mechanizmie split payment, z numerem BDO.
Prawne wymogi związane z fakturowaniem
Warto pamiętać, że wystawianie faktur regulowane jest przez prawo podatkowe, w tym ustawę o VAT. Przepisy wymagają między innymi od systemów służących do wystawiania faktur możliwości generowania plików JPK _FA w celu dostarczania ich do organów kontrolnych. Omawiana platforma posiada takie funkcje. Ponadto daje możliwość generowania rejestrów VAT sprzedaży, będąc częścią ogólnego systemu do rozliczania podatków i prowadzenia księgowości samodzielnie lub zlecając obsługę księgowemu.
Ochrona danych osobowych a system do fakturowania
Mało kto zastanawia się nad problemem zgodności oprogramowania z wymogami RODO. Duża część faktur wystawiana jest przez osoby fizyczne lub dla takich osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Ich dane to nic innego jak dane osobowe i podlegają wprost obostrzeniom RODO.
Większość wymogów dotyczy zabezpieczenia przed utraceniem danych lub ich wypłynięciem do osób nieuprawnionych. Omawiane rozwiązanie umożliwia poprawne, zgodne z prawem administrowanie danymi i powierzanie czynności wyspecjalizowanemu personelowi obsługi platformy.
Firma zarządzająca systemem podpisuje z przedsiębiorcami umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, przejmując na siebie odpowiedzialność za politykę bezpieczeństwa i archiwizacji.